湖南艺术职业学院

政府采购与招投标管理办法

（试行）

 

第一章     总则

第一条  为加强学院政府采购与招投标工作的管理，使政府采购与招投标过程规范化、制度化，提高资金使用效益，促进廉政建设，根据《中华人民共和国政府采购法》、《政府采购货物和服务招标投标管理办法》、《政府采购非招标采购方式管理办法》、以及湖南省财政厅、湖南省教育厅《关于进一步规范普通高等院校政府采购工作的通知》等有关法律法规，结合我院实际，制定《湖南艺术职业学院政府采购与招投标管理办法》。

第二条  使用学院统一管理资金进行的采购活动均须遵守本办法。

第三条  本办法所指的采购，是指院属各部门使用预算内资金或预算外资金及贷款资金、捐赠资金等财政性资金采购的货物、工程和服务的行为等。

第四条  学院政府采购分为政府采购、学院自行采购和学院零星采购三种形式。

1、政府采购：是指采购在湖南省财政厅当年公布的政府集中采购目录以内或者政府采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。

2、学院自行采购：是指采购在湖南省财政厅当年公布的政府集中采购目录以外、政府采购限额标准以下，学院规定的预算金额限额内的货物、工程和服务的行为。

3、学院零星采购：即项目申报部门为主采购。是指采购在政府采购和学院自行采购之外的货物、工程和服务的行为。

第五条 任何单位和个人不得化整为零或者以其他方式规避政府采购和学院自行采购。由此造成的后果，由相关责任人承担，并追究相关人员责任。

第六条 学院采购应遵循公开透明、公平竞争、公正平等和诚实信用的原则，在采购活动中切实维护国家、学院的利益，自觉接受政府采购主管部门和学院财务处、纪检委（监审处）等部门以及全院教职工的监督。

第七条 各部门应当按照学院批准的预算经费，科学编制采购计划和采购需求，尽可能地压缩采购批次，避免重复采购。

第八条 加强学院采购的廉政建设。学院的采购活动须遵守国家政策、法规和学院廉洁自律的规定，对采购活动和采购人员进行严格管理，建立内部控制与廉洁自律制度，规范采购行为，加强自律。

第二章  组织机构及职责

第九条  学院成立“湖南艺术职业学院政府采购及招投标工作领导小组”，负责研究决定政府采购与招投标工作的重大事项。组长由院长担任，副组长由分管政府采购与招投标工作的副院长担任，成员由各系部处室主要负责人组成。政府采购及招投标工作领导小组的主要职责有：

1、全面领导学院的政府采购与招投标工作。

2、讨论、决定学院政府采购与招投标工作中的重要事项。

3、拟订、审议、提交学院院长办公会、党委会有关政府采购与招投标的相关议案。

第十条 政府采购与招投标办公室设总务处，负责日常事务，总务处处长任办公室主任，成员由国有资产管理办公室干事组成。负责学院政府采购与招投标工作的组织与实施，其主要职责有：

 1、根据国家政府采购法、招投标法，省政府采购政策和规定，结合学院实际情况，负责制定和完善学院政府采购与招投标管理工作规章制度。

2、执行国家、省政府采购与招投标有关法律法规，以及学院政府采购与招投标政策和规定。

3、按照有关规定和程序，负责组织学院大宗物资和设备采购、工程与维修项目、服务项目、教材图书等采购项目的公开招标工作。

4、负责学院固定资产报废处置拍卖的招标工作。

5、负责投标单位的资质审查，以及履约能力的考察，发售招标文件。

6、负责组织实施学院自主招标采购项目的开标、评标、定标工作。

7、负责进行合同的洽谈与签订。

8、负责与纪检委（监审处）对采购（招标）的投诉、质疑进行处理。

9、负责政府采购与招投标有关文件资料的整理和立卷归档。

10、负责建立和管理学院“评标专家库”、 “招标代理机构库”、招投标室和评标室。

11、负责政府采购与招投标办公室的廉政建设工作。

12、完成学院政府采购与招投标领导小组交办的其它工作。

第十一条 其他相关部门的主要职责：

财务处：负责确认和审批采购项目的资金来源、付款方式等，按照项目采购的要求,依法依规收支采购项目的相关费用，办理报帐手续。

纪检委（监审处）：负责依法进行预、结算审计，依法依规履行评价和监督职能；对采购评审的过程进行监督；负责处理采购中涉嫌违纪的投诉和举报；查处采购与招标中的违法违纪问题。

行政办公室：负责办理采购过程中法人代表授权委托事项；负责学院合同专用章的使用管理。

第十二条 采购项目申报部门在学院采购工作中的主要职责：

采购项目申报部门负责人（系部为系部主任）为本部门采购工作责任人（简称项目负责人）。

1、负责采购项目的市场调研、立项申请、编制经费预算和启动申请。

2、制定采购项目的需求，编制项目建设详细清单，包括规格指标、参数要求、技术性文件（含工程采购所需并经领导批准的效果图、审核的施工图、工程量清单等）等。

3、拟定投标人特定资格条件、项目招标技术指标和招标评审建议方案，参与采购相关工作，会同采购招投标办公室做好释疑。

4、参与合同的谈判。

5、负责项目实施，认真、严格全面履行合同。

6、负责项目初步验收，并向学院资产管理部门提出验收申请。

7、完成其他与项目采购相关的工作。

第十三条 根据业务类别和管理职能，学院明确三个部门为相关采购业务的归口职能管理部门，其业务范围分别为：

1、教务处为教学设备及教学相关项目采购的归口职能管理部门。

2、总务处为一般工程建设、维修项目及服务、一般行政设备、家具及其它相关物资采购的归口管理职能部门。

3、信息化与管理中心为信息类项目采购的归口管理职能部门。

归口职能管理部门的主要职责为：

1、负责采购项目立项和启动的论证、审核并确定项目的需求、详细清单、规格指标、参数要求、技术性文件（包括工程采购所需经领导批准的效果图、审核的施工图、工程量清单）等；

2、编制或汇总归口业务范围内的年度采购计划，并提交学院政府采购与招投标办公室；

3、负责项目合同履行情况的监督检查；

4、参与组织项目验收；

5、审核投标人特定资格条件、招标技术指标和招标评审建议方案，参与项目采购评审活动（原则上可派一名代表作评委）；

6、完成其他与项目采购相关的工作。

当归口职能管理部门与项目申报部门为同一部门，且项目采购适用学院自主采购或政府采购时，首先必须组织专家论证并出具专家论证报告；其次须经纪检委（监审处）预算审计（工程项目预算可送外审）、分管院领导审核后方可进入采购流程。

第十四条 学院建立项目采购评标专家库，其成员由省级及以上相关领域的技术与经济评标专家、院内副高及以上职称专业技术人员组成，以院内专家为主，并动态调整更换。项目申报部门分管院领导、总务处、项目申报部门、纪检委（监审处）相关人员原则上不能担任评标专家。

项目开标前（24小时内），招投标办公室会同纪检委（监审处）从政府专家评标库或学院项目采购评标专家库中随机抽取并通知评标专家。参加政府采购的业主评标专家从学院专家库中随机产生或由学院法定代表人指定项目申报部门的相关人员参加。

第三章 采购范围及限额标准

第十五条  政府采购

学院对采购达到以下标准的货物、工程和服务项目，实行政府采购，委托采购代理机构采购:

（一）省财政厅当年公布的政府集中采购目录以内的所有项目；

（二）省财政厅当年公布的政府采购限额标准以上的所有项目：

指采购金额在50 万元（含）以上的货物，100 万元（含）以上的工程项目，80万元（含）以上的服务项目。

政府采购必须严格按照相关规定履行审批手续，严格按审批的招标方式招标。

第十六条  学院自行采购

（一）货物3万、服务金额5万元（含）以上的采购项目。

（二）基建工程、装饰与修缮工程估算价在 8 万元（含）以上的采购项目。

学院自行招标采购时，项目预算价在30万以上，应委托代理机构招标；招标公告和招标结果应在学院官网上公示。

第十七条  学院零星采购

（一）货物3万、服务金额5万元以下的采购项目；

（二）工程与修缮工程估算价在8万元以下的采购项目。

学院零星采购，即在学院政府采购与招投标办公室的指导和协助下以学院各部门为主的采购，可以不发招标公告，但招标结果应在学院官网上公示。

第十八条  对于只需确定供应商不涉及具体采购数量与采购金额的项目，由政府采购与招投标办公室根据项目预算额度范围参照本《办法》，报政府采购及招标工作领导小组审批，以非公开招标方式从符合条件的供应商中确定，并签署供应合同书，合同书中应注明物资名称、价格、折扣以及其他约束条件。

第四章 采购方式

第十九条  学院政府采购采用公开招标、竞争性（磋商）谈判、单一来源采购、询价（比选）等采购与招标方式。每个项目具体的采购方式，由学院政府采购与招投标办公室根据本办法与项目的具体情况拟定采购方式，并报学院领导批准确定。

1、公开招标是指学院或由学院委托代理机构以招标公告方式邀请不特定供应商（统称投标人）投标的采购方式。

2、竞争性（磋商）谈判是指学院从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商就采购事宜进行当面谈判的采购方式。

（三）单一来源采购是指学院向某一特定供应商直接购买的采购方式。

（四）询价（比选）是指学院从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并对其提供的报价、质量、服务等进行比较，确定供应商的采购方式。

第五章 招标采购实施文件

第二十条  招标采购实施文件主要包括《湖南艺术职业学院采购（招标）项目论证表》（附件 1）、《湖南艺术职业学院采购立项申请表》（附件 2）、《湖南艺术职业学院采购文件审批表》（附件 3）、招标公告（或招标邀请书）和招标文件等。

（一）招标公告（或招标邀请书）应明确下列事项：

1. 招标采购项目名称、联系方式；

2. 招标采购项目范围、性质和数量；

3. 招标采购项目实施地点和时间；

4. 获取招标文件的时间、地点、方式；

5. 投标人的资格要求；

6. 投标截止时间、开标时间及地点；

7. 法律、法规文件规定应当载明的其他事项。

（二）招标文件应当包括以下内容：

1. 投标人须知（包括密封、签署、盖章要求等）；

2. 投标人应当提交的资格、资信证明文件；

3. 投标报价要求、投标文件编制要求；

4. 投标保证金数额及交纳方式；

5. 招标采购项目的技术规格、要求和数量清单，包括附件、图纸（效果图）基建及维修项目必须有项目详细工程施工图和工程量清单）；

6. 合同主要条款及合同签订方式；

7. 交货和提供服务的时间及后续服务要求；

8. 评标方法、评标标准和废标条款；

9. 对投标文件提交方式、地点、截止时间、开标时间和地点的要求；

10. 法律、法规规定应当包括的其他内容（如纪律要求等）。

第六章 采购与招标的工作程序

第二十一条  政府采购与招标的工作程序：

招标采购项目属于政府集中采购目录；采购金额在50 万元（含）以上的货物，80万元（含）以上的服务项目，100 万元（含）以上的工程项目。政府采购程序按湖南省有关行政管理部门的规定执行。

第二十二条 学院自行采购项目审批权限及工作程序：

学院自选采购是指：采购金额3万元（含）以上，50 万元以下的货物；5万元（含）以上，80万元以下的服务项目；8万元（含）以上，100 万元以下的工程项目。

学院自行采购项目金额审批权限：

货物3000元，服务5000元，工程1万以下，主管院长签批；

货物2万，服务3万，工程4万以下，主管院长同意并报院长签批；

货物3万，服务4万，工程6万以下，分管财务院长（副组长）同意并报院长签批；

货物3万以上、服务4万以上，工程6万以上，院长（组长）签批，同时报经院长办公会决议；

货物、服务20万以上、工程30万以上，党委会决议。

学院自行采购项目招标采购的工作程序：

（一）采购项目的申请立项和报批。项目申报部门向政府采购与招投标办公室提交经逐级审批的《湖南艺术职业学院采购建设（招标）申购（建）立项审批表》：同时还应包括以下材料：

1．《湖南艺术职业学院采购（招标）项目论证表》：项目预算30万以上必须有论证报告，由项目负责人组织院内外相关领导、专家召开论证会，写出论证报告。

2. 采购货物或服务项目的技术要求或规范：仔细填写采购物品参数且提供参考图片，参数越详细越有利于缩短采购时间。未提供详细参数或者参考图片，采购物品将可能达不到实际使用需求，由申购人自行负责。预算金额是实际采购金额的上限，应与市场行情一致（需包含税费以及安装运输等费用），金额过低将导致此物品申购无效。

3. 工程、装修项目必须附效果图、施工图和工程量清单。

（二）审定招标文件，发布招标信息。由政府采购与招投标办公室填写《湖南艺术职业学院采购（建设）招标文件审批表》进行逐级审批。

由政府采购与招投标办公室组织纪检委（监审处）、项目申报部门、专家集体讨论确定招标文件相关内容，由招标代理机构审核与完善招标文件和合同初稿，按《湖南艺术职业学院采购（建设）招标文件审批表》进行逐级审批后，依照相关规定发布招标信息。

（三）接受投标报名，确定投标人名单。由政府采购与招投标办公室或招标代理机构接受投标报名，确定投标人名单。

（四）发售招标文件。政府采购与招投标办公室或招标代理机构发售招标文件及有关技术资料。

（五）接受标书。政府采购与招投标办公室或招标代理机构接受投标人在规定时间内送达的标书。

（六）确定评标小组成员。由学院纪检委（监审处）、政府采购与招投标办公室或招标代理机构各派 1 名代表共同确定评标小组成员（评委一般在学院或政府评标专家库抽取）。

（七）开标。政府采购与招投标办公室或招标代理机构组织开标、唱标。

（八）评标。在学院纪检委（监审处）监督下，评标小组按照招标文件约定评标办法进行评审，确定中标人。

（九）发送中标通知书。政府采购与招投标办公室或招标代理机构将评标结果在学院或相关媒体上公示 1 天以上，无异议后发出中标通知书。

第二十三条 学院零星采购

1、采购货物3万、服务金额5万元以下，工程与修缮工程估算价在8万元以下的采购项目由学院项目申请部门为主组织采购，学院政府采购与招投标办公室指导和协助，仿照学院自行采购的工作程序执行。

2、按项目申请部门对货物、工程建设需要的缓急程度、特殊性等情况可将项目预算总金额10万以下的采购，申请零星采购方式。

3、零星采购，由项目申请部门填写《湖南艺术职业学院零星采购申请表》，评委由采购项目申请部门、归口职能管理部门、总务处等各派1名领导或专业人员组成3人评委，支部纪检委员或纪检委（监审处）派1人作监委。招标过程作好全程记录，参加人员签署意见。采购时不用发招标公告，由纪检委（监审处）、项目申请部门、归口职能管理部门、总务处一起邀请与学院长期合作且合适的三家供应商进行磋商，确定供应商。招标的结果应在学院官网上公示。1万以下的货物采购，由申请部门按本办法自行采购，但做好采购记录。

对抢修工程项目，总务处可视情况先施工抢修，并在一周内按规定补办相关手续。抢修中须及时通知纪检委（监审处）参加相关抢修工程计量。

第七章  评标、废标及合同签订

第二十四条  政府采购与招投标办公室应当采取必要的措施，保证评标在严格保密和有效监控的情况下进行，任何单位和个人不得非法干预、影响评标的过程和结果。

第二十五条  评标过程中，全体工作人员不得随意离开评标现场，与投标人有利害关系的人不得进入相关项目的评标委员会，已经进入的应当更换，评标委员会成员的名单在评标结果确定前应当保密。

第二十六条  评标委员会可以要求投标人对投标文件中含义不明确的内容作必要的澄清或者说明，但是澄清或者说明不得超出投标文件的范围或者改变投标文件的实质性内容。

第二十七条 在招标过程中，出现下列情形之一的，应予废标：

1、符合专业条件的供应商或者经评审对招标文件作实质响应的供应商不足三家的。

2、出现影响采购公正的违法、违规行为的。

3、投标人的报价均超过了采购预算的。

4、因重大变故，采购任务取消的。

第二十八条  废标后，由政府采购与招投标办公室将废标理由通知所有投标人。

第二十九条  废标后，除采购任务取消情形外，应当重新组织招标，其中在招标过程中提交投标文件或者经评审实质性响应招标文件要求的供应商不足三家时，可以采用竞争性谈判或询价（比选）方式采购或单一来源方式采购，但必须经采购领导小组批准并在招标采购审批表中注明。

第三十条  政府采购与招投标办公室在学院官网或相关媒体上公布预中标人，公示结果无异议后，发出中标通知书。

第三十一条  合同签订与执行。中标通知发出后，政府采购与招投标办公室通知相关部门签订合同。所有合同签订必须盖有“湖南艺术职业学院专用合同章”才有效。

第三十二条  对中标人在规定的时间内不签订合同或签订合同后主动放弃合同履行的，可废止本次招标和所签订的合同，重新组织招标。并将其列入学院供应商黑名单，1-3年内取消投标资格，投标保证金不退还，造成重大损失的应依法要求赔偿。

第八章 验收与档案管理

第三十三条  所有学院采购项目完成后，均实行验收制度。验收由项目归口职能部门组织、会同项目使用部门、政府采购与招投标办公室、财务处、纪检委（监审处）等部门以及聘请的相关专家（一般须 3 人及以上）组织进行。

第三十四条  验收以合同条款和样品（有样品要求的）为依据，按相关技术标准、质量或产品标准验收，合格后出具验收报告，验收人员签字。凡不符合验收标准的应拒收，并按合同条款索赔。未组织验收或验收不合格者，财务处不予报账。

第三十五条   政府采购与招投标办公室在招标结束后，将招标书、评标结果、合同等资料存档备案。

1、工程项目的资料归档。政府采购与招投标办公室负责整理招投标的相关资料原件。合同执行中的相关变更签证资料、项目验收资料（装饰与修缮、服务）、决算资料等相关资料原件由政府采购与招投标办公室归档管理。工程验收后移交学院档案室。

2、其他采购项目的资料归档。政府采购与招投标办公室负责收集整理招投标的相关文件资料及合同原件，项目（货物）验收单复印件并存档，定期移交学院档案室。

第九章 附 则

第三十六条  本办法未尽事项，以《政府采购货物和服务招标投标管理办法》（中华人民共和国财政部令第87号）为准。

第三十七条  本办法由湖南艺术职业学院政府采购及招投标工作领导小组及政府采购与招投标办公室负责解释。

第三十八条  本办法自发布之日起实施，原湖南艺术职业学院工程建设招标与采购实施细则同时废止。

  

 

附件：

 1、《湖南艺术职业学院采购（招标）项目论证表》

2、《湖南艺术职业学院采购立项申请表》

3、《湖南艺术职业学院采购文件审批表》

4、《湖南艺术职业学院零星采购申请、审批表》（1万以上）

5、《湖南艺术职业学院零星物品采购备案表》（1万元以下）

6、《湖南艺术职业学院零星物品采购公开询价文件审批表》（1万元以上）

7、《湖南艺术职业学院项目计划表》

8、 《湖南艺术职业学院政府（学院自行）采购实施流程》

9、《湖南艺术职业学院政府采购协议、定点采购申购表》

10、《湖南艺术职业学院采购单一来源采购审批表》

11、《湖南艺术职业学院采购设备验收报告》

12、《湖南艺术职业学院采购设备验收单（需进行固定资产登记的仪器或设备）》

13、《湖南艺术职业学院工程验收单》